Onboarding – Chaos am 1. Arbeitstag?

Onboarding – Chaos am 1. Arbeitstag?

von Birgit Funk (Kommentare: 0)

Der erste Eindruck ist entscheidend. Warum ein perfektes Onboarding so wichtig ist!

Endlich ist der lang gesuchte neue Mitarbeiter da. Neben Einarbeitung und Teamintegration gibt es Prozesse, die sollten reibungslos ablaufen.

Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie beeindruckend es ist, wenn am ersten Arbeitstag die komplette Ausstattung übergeben wird mit allem, was das Mitarbeiterherz so begehrt. Laptop, Tablett, Smartphone, Software, die für die Arbeit benötigt wird. Ich schalte meine neuen Geräte ein und finde alles funktionsfähig vor. Wahnsinn! (Birgit Funk)

Standard in unseren Unternehmen?

Beileibe nicht. Gerade im Bereich IT und Technik erfolgt die Übergabe der Arbeitsmittel häufig „zu Fuß“. Dies hat Folgen:

Der Zeitaufwand für die IT-Mannschaft ist exorbitant hoch.

Der neue Mitarbeiter ist frustriert, wenn in den ersten Tagen alles nur halbgar läuft.Er hat bereits genug damit zu tun, sich auf sein neues Arbeitsumfeld einzustellen. Wenn die Arbeitsmittel nicht funktionieren, ist der Start doppelt schwer.

Was leistet ein automatisierter Onboarding-Prozess mit Hilfe von IT-Service-Management (ITSM), Service-Asset-Management (SAM) und Workspace-Management (WSM)?

Die Ausstattung eines neuen Mitarbeiters mit Hard- und Software und Zugriffsrechten ist aufwendig. Es geht dabei um weit mehr, als um lediglich die Übergabe von Arbeitsmitteln.

  • Bereitstellung aller Geräte, Applikationen und Services
  • Integration aller sicherheitsrelevanter Maßnahmen, wie Cyberschutz, Datensicherheit, Datenklau, Gerätediebstahl
  • Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Gegebenheiten, wie Datenschutz, Lizenzbedingungen
  • Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen, denn es gilt: Der erste Eindruck ist der entscheidende!

Automatisiertes Onboarding ist nicht ausschließlich für große Unternehmen praktikabel

Das erste, was an uns herangetragen wird: „Wir sind zu klein. Ein solches System ist sicherlich viel zu aufwendig.

Nein, das ist es nicht. Gerade kleineren Unternehmen und Startups fehlt es oft an Zeit, Geld und Kapazitäten. Ein angepasstes Workspace Management inklusive IT- und Assetmanagement hilft immens dabei, den Onboarding-Prozess so zu vereinfachen, dass Einarbeitungszeiten deutlich verkürzt werden können. Die IT-Verantwortlichen werden entlastet, weil der zeitliche Aufwand für unerwartet auftauchende Probleme drastisch gesenkt wird. Dasselbe gilt für den Sicherheitsaspekt. Insbesondere letzterer kann ein kleines Unternehmen in große Schwierigkeiten bringen.

Zufriedenheit und Sicherheit haben Priorität im Onboarding-Prozess

Onboarding-Prozess (c) Matrix42

Die Arbeitsplatzbestellung im Vorfeld sollte geklärt werden. Es fühlt sich für einen neuen Mitarbeiter gut an, wenn er von Anfang an mit ins Boot geholt wird. Was braucht er? Was will er? Diese Fragen werden vor dem 1. Arbeitstag geklärt und entsprechende Bestellungen an den Service getätigt.

Sind Geräte und Software da, werden sie für das IT-Management vorbereitet und in das Unternehmensumfeld eingebunden.

Die Geräte werden registriert und der entsprechenden Organisation zugeordnet.
Die Verknüpfung zwischen den Mitarbeiterdaten (Organisationszugehörigkeit, Logins) und den Geräten wird hergestellt. Zugriffsberechtigungen und Softwarelizenzierungen werden eingerichtet und automatisch zugeteilt.

Sollte der Mitarbeiter die Geräte privat nutzen dürfen, helfen Secure-Container dabei, private und Unternehmensdaten zu trennen.

Securitymaßnahmen werden eingebunden, so dass sowohl der neue Mitarbeiter als auch das Unternehmen auf der sicheren Seite sind. Hier geht es um Datenverschlüsselungen, Nutzungsregeln für externe Datenträger (z.B. USB-Sticks) und das allgemeine Management hinsichtlich Problem- und Störfällen.

Onboarding-Management umsetzen

Wie ein modernes Onboarding-Management praktikabel umgesetzt wird, zeigen wir Ihnen gerne in einem Beratungsgespräch oder einem Webinar.

Wir informieren Sie darüber, wie sie mit IT-Service-Management das IT-Onboarding und viele weitere IT-Management-Prozesse vereinfachen und sicherer gestalten können.

Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf!

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