IT Projekte erfolgreich umsetzen.

Projektmanagement

Von A bis Z.

Wann lohnt es sich, über ein externes Projektmanagement für IT-Projekte nachzudenken?

 Eine Neueinführung oder ein Wechsel eines Tools ist ein „Change“ mit großen Auswirkungen, nicht nur auf die IT-Organisation, sondern unternehmensübergreifend. 

Stellen Sie sich folgende Fragen!

  • Haben wir genügend Erfahrungen, um in einer Planungsphase alle Eventualitäten zu berücksichtigen?
  • Können wir mit unserem Knowhow die Auswirkungen überblicken und das Risiko, etwas Essenzielles nicht bedacht zu haben, ausschließen?
  • Kennen wir die technischen Einzelheiten, können wir sie benennen und reell überblicken?
  • Last but not least: Haben wir genügend Ressourcen, ein großes Projekt möglichst reibungslos abzuwickeln?

Was verstehen wir unter Projektmanagement?

 Zunächst einmal: Es spielt keine Rolle  welches IT-Tool gegen Matrix42 wird. Wir haben die Erfahrung und die Begeisterung, um mit Ihnen gemeinsam Ihr IT-Projekt erfolgreich umzusetzen. Wir begleiten Sie vom Anfang des Weges bis zur Zielerreichung und sind natürlich auch danach für Sie da.

Gesamt- oder Teilprojekt. Ihre Entscheidung!

Sie entscheiden in welchen Bereichen Sie Unterstützung benötigen. Wir übernehmen gerne die Gesamtprojektleitung oder auch nur in Teilbereichen. Die folgenden Bausteine stehen dabei zur Auswahl:

 

1. Definition des Projektes 

  • Ziel des Projektes
  • Messgrößen für Zielerreichung

2. Planung und Steuerung des Projektes 

  • Projektplan 
  • Budgetplanung und Projektcontrolling
  • Steuerung der internen und externen Ressourcen
  • Ausbildungsplan der Projektteilnehmer und Anwender
  • GoingLive Plan
  • Rollout Plan
  • Abnahme der durchgeführten Arbeitspakete

 

3. Definition der Projektorganisation

  • Rollen und Teams
  • Auswahlprozess der internen und externen Ressourcen
  • Zeitpläne

4. Workshops 

  • Organisation und Durchführung Kickoff Workshops 
  • Organisation und Begleitung Spezifikationsworkshops 
  • Workshop Lession Learned

5. Projektdokumentation

  • Erstellung von Statusberichten 
  • Projektberichte

Unsere Empfehlungen, Gedanken und Erfahrungen am Beispiel eines ITSM-Projektes

 

    1. Oft sind die Ziele unklar definiert oder es wird versucht, das Tool auf einen Schlag mit allen Funktionen einzuführen. Es hat sich bewährt die Einführung in Phasen aufzuteilen, z.B. Start mit Incident Management und Eskalationen, danach Problem Management. Erst mit klar definieren Zielen und Anforderungen können die Arbeitspakete definiert und verlässlich zeitlich geplant und umgesetzt werden.

 

    1. Ein weiterer Aspekt ist das Thema „Stammdaten“. Hier müssen die richtigen Quellen (z.B. AD, Personaldatenbanken, Hardware Inventory) ausgewählt und ein automatischer Importprozess etabliert werden. Jeder Prozess leidet unter schlechter Datenqualität, auch im ITSM.

 

    1. Falls bereits ein ITSM-Tool vorhanden ist gibt es die Möglichkeit des Parallelbetriebes mit höherem Personalaufwand oder der direkten Ablösung. Auch das muss bedacht und geplant werden.

 

    1. Weiterhin müssen Sie behutsam entscheiden, wie viele ITIL Practices und Prozesse und in welchem Umsetzungsgrad diese für Ihre Organisation hilfreich und umsetzbar sind. Aus diesem Grund ist eine stufenweise Implementierung unter Beobachtung der wesentlichen KPI’s entscheidend, um einen Sättigungsgrad erkennen zu können.

 

    1. Das Team ist ein weiterer Aspekt und sollte richtig gemischt werden. Wenn in einem Projekt Menschen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenarbeiten, bietet dies eine perfekte Möglichkeit ein Thema aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln wahrzunehmen.

 

  1. Ein letzter, viel zu selten verwendeter Erfolgsfaktor ist das Projekt Marketing, indem alle Beteiligten abgeholt und transparent informiert werden. Die zukünftigen ITSM-Anwender sollten frühzeitig in das Projekt integriert werden. Es gilt, ein fundiertes Verständnis über Zielsetzung, Aufgaben und Pflichten für die einzelnen Arbeitsgruppen zu schaffen. Geplante Veränderungen greifen nur, wenn sie von allen Mitarbeitern getragen werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Haben Sie Fragen?

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