Europäische Alternativen gewinnen an Bedeutung
Im letzten Beitrag „Europäische Alternativen für digitale Signaturen unter der Lupe“ haben wir uns mit der Frage beschäftigt, ob digitale Signaturen heute wirklich noch über große internationale Anbieter wie Adobe Sign oder DocuSign abgebildet werden müssen. Dabei wurde schnell deutlich, dass europäische Lösungen funktional längst aufgeholt haben und Themen wie Datenschutz, europäische Datenhaltung und Compliance für viele Unternehmen zunehmend wichtiger werden.
Gleichzeitig zeigte sich aber auch, dass nicht nur der reine Funktionsumfang entscheidend ist. Gerade im Alltag machen oft kleine Details wie intuitive Workflows, Vorlagen oder eine einfache Integration in bestehende Prozesse den Unterschied. Genau an diesem Punkt wollten wir weitermachen und den nächsten Schritt gehen, weg von der reinen Evaluierung und hin zur konkreten Einführung im Unternehmen.
Der Schritt von der Evaluierung in den Alltag
Nach unserer Auseinandersetzung mit verschiedenen europäischen Signaturlösungen fiel die Entscheidung schließlich auf d.velop sign.
Ein passender Anwendungsfall ergab sich schnell durch die jährliche Bestätigung interner Richtlinien. Genau solche Prozesse eignen sich besonders gut, um digitale Signaturen nicht nur theoretisch zu bewerten, sondern unter realen Bedingungen einzusetzen. Gleichzeitig wurde dabei schnell klar, dass die eigentliche Herausforderung weniger in der Einführung selbst liegt, sondern vielmehr in den vielen kleinen organisatorischen und technischen Details rund um den späteren Alltagseinsatz.
Technische Einrichtung und erste Erfahrungen
Die Integration in Microsoft 365 hat den Einstieg deutlich erleichtert. Bestehende Benutzer konnten übernommen und Gruppenstrukturen relativ einfach aufgebaut werden. Ein Detail sorgte im Setup allerdings zunächst für Verwirrung. Die Multi-Faktor-Authentifizierung innerhalb von d.velop funktioniert unabhängig von der MFA aus Microsoft Entra ID. Dies ist technisch nachvollziehbar, im ersten Moment aber nicht unbedingt offensichtlich.
Um Prozesse zunächst risikofrei zu testen, haben wir den Mandanten vorübergehend auf Demo-Signaturen umgestellt. Dadurch konnten Vorlagen, Workflows und Berechtigungen getestet werden, ohne direkt produktive Signatur-Credits zu verbrauchen. Gerade dieser Schritt hat geholfen, Sicherheit in der späteren Nutzung zu gewinnen.
Im praktischen Einsatz zeigte sich außerdem schnell, wie wichtig eine saubere Strukturierung der Prozesse ist. Für den zentralen Versand und die Verwaltung von Vorlagen nutzen wir beispielsweise ein Sammelpostfach. Dadurch landen signierte Dokumente gebündelt an einer Stelle und können von dort weiterverarbeitet werden. Besonders bei wiederkehrenden Prozessen sorgt das für deutlich mehr Übersicht.
Auch bei den Vorlagen selbst haben sich pragmatische Lösungen bewährt. Statt konkrete Personen dauerhaft in Vorlagen zu hinterlegen, arbeiten wir mit einem Platzhalter-User, der später einfach gegen den tatsächlichen Unterzeichner ausgetauscht wird. So bleiben Signaturfelder immer an der richtigen Stelle, unabhängig davon, wer am Ende unterschreibt.
Kleine Features mit großer Wirkung
Positiv aufgefallen sind zudem neue Funktionen wie vorbelegte Textfelder oder Platzhaltertexte innerhalb des Signaturprozesses. Gerade diese kleinen Verbesserungen machen den Ablauf für Anwender deutlich verständlicher und reduzieren Rückfragen im Alltag. Die Nutzerakzeptanz hat dadurch spürbar zugenommen.
Wo noch Optimierungspotenzial besteht
Gleichzeitig gab es aber auch einige Punkte, bei denen aus unserer Sicht noch Optimierungspotenzial besteht. Besonders in der Einführungsphase wäre ein konsistenterer Support hilfreich gewesen, da nicht immer sofort ersichtlich war, welcher Bereich oder welches Produkt zu welcher Dokumentation gehört. Auch unterschiedliche Logins für verschiedene Plattformbereiche sorgen unnötig für Komplexität.
Darüber hinaus fehlen an manchen Stellen noch Funktionen, die den Alltag vereinfachen würden. Dazu gehören beispielsweise eine transparentere Übersicht der verbrauchten Signatur-Credits oder eine bessere Kennzeichnung von Signaturfeldern bei mehreren Unterzeichnern.
Fazit aus der Einführung
Trotz dieser Punkte überwiegt insgesamt der positive Eindruck. Die Einführung hat gezeigt, dass europäische Signaturlösungen inzwischen absolut praxistauglich sind und sich mit überschaubarem Aufwand in bestehende Prozesse integrieren lassen. Viele der entscheidenden Learnings entstehen dabei allerdings erst im tatsächlichen Einsatz. Nicht während der Auswahlphase, sondern dann, wenn Mitarbeitende konkret mit der Lösung arbeiten.
