Überblick
Labtagon Service Booking Expiration ist eine Erweiterung für das Matrix42 Workspace Management System (Service Store), welches den Funktionsumfang von gebuchten Services erweitert. Das Feature Pack ermöglicht es für Services ein Ablaufdatum festzulegen und bei Ablauf beispielsweise die Deprovisionierung zu starten. Außerdem gibt es die Möglichkeit den Serviceempfänger bei Ablauf zu benachrichtigen, um gegebenenfalls eine Verlängerung für den Service zu beantragen.
Voraussetzungen
- Central Administration: mindestens Version 2.1.4
- Service Catalog Activities
- Business Rules
- Matrix42 Enterprise Service Management: mindestens Version 10.0.4
Konfiguration
Labtagon Service Booking Editor – Control
Das Control „Labtagon Service Booking Editor“ dient dazu Ihnen Informationen zu Verlängerungen der Buchung anzuzeigen und bietet Ihnen die Möglichkeit die Buchung über einen Button zu verlängern. Dieses Control müssen Sie manuell in Ihren Schnellansichten konfigurieren.
Folgen Sie bitte den nachfolgenden Schritten, um das Control in einer Schnellansicht zu konfigurieren.
- Gehen Sie in der Administration unter „Benutzeroberfläche“ -> „Layout Vorlagen“ -> „Schnellansicht“.
- Wählen Sie Ihre Schnellansicht aus und passen Sie diese im Layout Designer an. (Zum Beispiel: „Booking Preview“)
- Fügen Sie das Control „Labtagon Service Booking Editor“ ein.
- Konfigurieren Sie das Control, indem Sie unter „Object“ -> „ID“ die Objekt-ID des „SVCServiceBookingTypes“ hinzufügen.
- Veröffentlichen Sie die Schnellansicht.
Falls Start und Enddatum der Verlängerungen noch nicht vorhanden sein sollten oder noch nicht korrekt sind, ist dies kein Grund zur Sorge. Entweder stoßen Sie eine Engine Aktivierung manuell an, oder warten bis die Engine sich automatisiert selbst auslöst.
Aktion „Buchung verlängern“
Die Aktion „Buchung verlängern“ ist in der Erweiterung Service Booking Expiration bereits enthalten und dient zum Verlängern von Buchungen. Damit Ihre Endnutzer die Aktion im Self Service Portal nutzen können ist es notwendig, dass Sie den Endnutzern die notwendigen Berechtigungen geben. Sie müssen dem Endnutzer Berechtigungen auf das Konfigurationselement „SVCServiceBookingType“ geben, dazu folgen Sie bitte folgenden Schritten:
- Gehen Sie in der Administration unter Sicherheit -> Benutzerrollen.
- Wählen Sie die Rolle aus, welche die Berechtigung auf das Konfigurationselement „SVCServiceBookingType“ bekommen soll.
- Führen Sie die Aktion „Objekte berechtigen“ aus.
- Suchen Sie nach dem Konfigurationselement „SVCServiceBookingType“ und vergeben Sie die Berechtigungen zum Erstellen, Lesen und Schreiben für Servicebuchungen.
Sollte der Endnutzer die Aktion „Buchung verlängern“ nicht sehen können, sollten Sie die Berechtigungen der Aktion prüfen.
- Gehen Sie in die Administration unter „Benutzeroberfläche“ -> „Aktionen“.
- Wählen Sie die Aktion „Buchung verlängern“ aus.
- Setzen Sie die Berechtigungen für die Aktion „Buchung verlängern“ mit Hilfe der Aktion „Zielgruppen setzen“.
Einen Service für SBE konfigurieren
Damit Sie die Funktionalität von Service Booking Expiration nutzen können, müssen Sie an dem Service Konfigurationen hinterlegen. Zuerst müssen Sie in der Ansicht „Allgemein“ den Status „Operativ“ setzen. Damit der Service auch in Ihrem Katalog innerhalb des Self Service Portals gezeigt wird, stellen Sie sicher das dieser in einem Katalog hinterlegt ist.
Anschließend gehen Sie in die Ansicht „Ablauf“ und klicken Sie dort auf „Läuft ab“, um den Service für den Ablaufprozess zu aktivieren. In dieser Ansicht können Sie Ihre gewünschten Konfigurationen festlegen. Folgende Konfigurationen können Sie hinterlegen:
- Methode um das Startdatum des Ablaufs der Buchung zu ermitteln: Innerhalb dieser Konfiguration können Sie zwischen 4 Methoden wählen.
- Methode um das Enddatum zu ermitteln: hier werden Ihnen drei Methoden angezeigt. Von diesen drei Methoden ist lediglich die Methode „Laufzeitende wird aufgrund der Dauer aus dem Service berechnet“ implementiert. Die anderen Methoden werden in Zukunft implementiert.
- Benachrichtigungsintervall: bietet Ihnen die Möglichkeit den Endnutzer über den Ablauf der Buchung zu informieren. Benötigt wird hierzu der Intervall und die Einheit des Intervalls. Beachten Sie bitte, dass bei Angabe von mehreren Werten die Zahlen Komma separiert sein müssen.
- Erlaube Kunde die Verlängerungszeit zu bestimmen: durch Aktivieren dieser Funktion, wird die Aktion „Buchung verlängern“ konfiguriert. Dies bietet dem Endnutzer die Möglichkeit die Dauer der Verlängerung selbst zu definieren.
Sollten Sie in der Ansicht keine Checkbox mit dem Namen „Erlaube Kunde die Verlängerungszeit zu bestimmen“ haben, installieren Sie die neueste Version von Service Booking Expiration. Falls nach dem Update die Checkbox weiterhin nicht anzeigt wird, müssen Sie den Dialog im Layout Designer veröffentlichen.
Die automatische Deinstallation der Bereitstellung findet erst statt, wenn Sie innerhalb der Ansicht „Bereitstellung“ einen „Deinstallationsmodus“ gesetzt haben. Der Deinstallationsmodus ist in Ihrem Bereitstellungsworkflow zu berücksichtigen. Eine Hinterlegung eines Bereitstellungsworkflows ist nicht notwendig, um die Funktion des Ablaufens eines Services von Service Booking Expiration zu nutzen.
Bereitstellung von Services
Sobald Sie den Service konfiguriert haben, können Sie den Service über das Self Service Portal bestellen. Für den Anwender ändert sich an dem Bestellungsverfahren nichts. Es wird weiterhin ein Service dem Warenkorb hinzugefügt und bestellt. Nach der Bestellung durchläuft der Service die gewohnten Bestellschritte, wie Genehmigung und Bereitstellung.
Dabei ist die Bereitstellung der Schritt, welcher sich durch Ihre Änderung an dem Workflow, anders verhält. Es wird lediglich geprüft, um welche Art von Bestellung es sich handelt. Die neue Acitivity versteht neben der Verlängerung auch, wenn es sich um eine normale Bestellung handelt, wodurch Ihre eigentlichen Bereitstellungskriterien greifen. Sobald der Benachrichtigungsintervall erreicht ist, wird eine E-Mail an den Anwender geschickt mit dem Link zur Verlängerung des Service. Den Benachrichtigungsintervall können Sie in der Konfiguration des Service festlegen.
Ablaufprozess und Verlängerung von Services
Sollte ein Service zur Verlängerung ausgeschrieben sein, hat der Endnutzer die Möglichkeit über die zugesandten E-Mails eine Verlängerung zu beantragen. In den E-Mails befindet sich ein Link, welcher den Endanwender in das Self Service Portal weiterleitet und automatisch die Aktion „Buchung verlängern“ für die Verlängerung aufruft.
Zusätzlich können Sie die Servicebuchung im Service Katalog unter „Buchungen“ oder im Self Service Portal unter „Arbeitsplatz“ -> „Meine Services“, durch die Aktion „Buchung verlängern“, verlängern. Eine Verlängerung durchläuft den Bestellprozess erneut und muss erneut genehmigt werden. Jedoch wird nach der Genehmigung der Verlängerung der Bereitstellungsprozess nicht nochmal ausgeführt. Der Endanwender besitzt im Self Service Portal unter „Arbeitsplatz“ ein neue Navigationselement „Meine Verlängerungen“, dort finden sind die Verlängerungen des Endanwenders zu sehen. Es können mehrere Verlängerungsbuchungen zeitgleich auf eine Genehmigung einer Servicebuchung warten.
Bei nicht Verlängerung greift wieder Ihr Standardprozess. Sollte eine Verlängerung nicht vorgesehen sein, wird der Service zunächst deinstalliert. Auch hier gilt es zu beachten, dass die neue Activity einen Sonderfall vorsieht. Sobald ein Service, nach Ablauf des Intervalls, deinstalliert werden soll, greift der Status „UninstallPending“. Wurde keine Verlängerung des Service in Anspruch genommen, kann durch das Feature-Pack und dessen neuen Activities der Deinstallationsprozess für einen Service automatisch gestartet werden. Dies erspart das händische nachpflegen des Prozesses.
FAQ
Mir werden die Verlängerungsinformationen innerhalb der Buchungsschnellansicht nicht gezeigt!
Dies liegt daran, dass wir im Standard Produkt die Schnellansichten nicht ändern und Sie das mitgelieferte Control „Labtagon Service Booking Editor – Control“ selbst in die Schnellansichten einbauen müssen. Eine genaue Beschreibung, wie Sie das Control in die Schnellansichten einbauen können, können Sie unter dem Punkt Labtagon Service Booking Editor – Control nachlesen.
Meinen Endnutzern wird ein Berechtigungsfehler beim Ausführen der Aktion „Buchung verlängern“ angezeigt!
Dazu müssen Sie den Schritten in dem Abschnitt Aktion „Buchung verlängern“ folgen. Dort wird beschrieben, wie Sie die Berechtigungen setzen müssen, um Service Booking Expiration in vollem Umfang nutzen zu können.
Support und Feedback
Wo kann ich Hilfe zu diesem Release erhalten?
Wenn Sie Probleme mit diesem Release haben, wenden Sie sich für Unterstützung bitte an unser Laptagon Support Team:
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