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Serve and Charge

Transparente IT-Kosten mit Serve & Charge

Mit unserer Lösung für IT-Leistungsverrechnung  IT-Kosten sichtbar, steuerbar und planbar machen.

Serve & Charge vereint Erfassung, Verrechnung und Optimierung in einem System für volle Transparenz und effizientes IT-Kostenmanagement.

Serve & Charge auf einen Blick

Problem: Intransparente IT-Kosten, fehleranfällige manuelle Excel-Listen und mangelnde Übersicht über verteilte IT-Ausgaben.
Lösung: Eine zentrale, automatisierte Plattform für Erfassung, gerechte Verrechnung und gezieltes IT-Kostenmanagement.
Time-to-Value: Schneller ROI, d.h. erste messbare Ergebnisse und Quick Wins bereits nach 4–8 Wochen.
Nächster Schritt: Demo anfragen oder Beratung vereinbaren, um den Grundstein für datenbasierte IT-Investitionen zu legen.

Unsere Philosophie

Serve & Charge unterstützt Unternehmen dabei, den Wandel vom reaktiven Kostenmanagement hin zu proaktiver, datenbasierter Kostensteuerung zu vollziehen. Unser Ansatz basiert auf der Überzeugung, dass Transparenz, Automatisierung und eine methodisch präzise Verrechnung von IT-Kosten entscheidend sind, um Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren. Wir setzen auf nachweisbare Projekterfolge und messbare KPI-Verbesserungen (Key Performance Indicators).

Transparenz

IT-Kosten sichtbar machen auf Service-, Projekt- und Kostenstellenebene. Verständnis schaffen, wofür Budget ausgegeben wird.

Automatisierung

Erfassung und Verrechnung automatisieren. Manuelle Fehlerquellen eliminieren und Effizienz steigern.

Gerechte
Verrechnung

Faire Kostenverteilung nach tatsächlichem Verbrauch. Transparente Showback und Chargeback-Modelle.

Optimierung

Kostentreiber identifizieren. Datenbasierte Entscheidungen für IT-Investments treffen.

Unsere Themengebiete

Unsere Expertise umfasst alle Bereiche der IT-Leistungsverrechnung, von Service Accounting über Kostenverteilung und Chargeback/Showback bis hin zu Automatisierung und Reporting, methodisch orientiert an anerkannten Standards wie dem Technology Business Management (TBM) Framework.

Du erhältst Lösungen, die auf deine Organisation, Prozesse und Ziele zugeschnitten sind und dir helfen, IT-Kosten transparent und verursachungsgerecht zu verrechnen.

Funktion Beschreibung
IT-Kostenerfassung & Financial Data Management Die Basis für transparente IT-Leistungsverrechnung
Automatisierte Kostenerfassung Anbindung an ERP- (SAP, Oracle, MS Dynamics), CMDB/ITSM- (ServiceNow, Matrix42) und HR-Systeme sowie automatisierte und manuelle Erfassung von Lizenz-, Hardware- und Personalkosten inklusive Plausibilitätsprüfung.
Zentrale Kostendatenbank Single Source of Truth für alle IT-Kosten mit historischen Daten und Trends. Multi-Mandanten-fähig für Konzernstrukturen.
Flexible Datenmodelle Anpassung an deine Kostenstruktur mit Mapping auf Kostenstellen, Projekte und Services.
IT-Kostenverrechnung & Chargeback Verursachergerechte Kostenzuordnung
Showback & Chargeback Visualisierung der Kosten für Fachabteilungen, automatisierte Verrechnungsläufe und Integration mit SAP und anderen ERP-Systemen.
Flexible Verrechnungsmodelle Service-basierte Verrechnung, nutzungsbasierte Abrechnung (Pay-per-Use) sowie Pauschale und Mischmodelle.
Transparente Reports Kostenaufschlüsselung für Manager und Controller sowie Self-Service-Portale für Fachabteilungen.
Controlling & Kostenoptimierung Datengetriebene IT-Investitionsentscheidungen
Szenario-Planung & What-If-Analysen Simulation von Kostenentwicklungen bei veränderten Rahmenbedingungen, beispielsweise bei wachsender Nutzerzahl, Personalveränderungen oder neuen Service-Strukturen. Fundierte Entscheidungsunterstützung für Make-or-Buy, TCO- und ROI-Betrachtungen.
Sekundärkostenverrechnung Mathematisch exakte Verrechnung über beliebig tiefe Service-Hierarchien inklusive automatisch auflösbarer Zirkelbezüge. Volle Kostenfluss-Transparenz von der Basis-Ressource bis zum Endservice.
Reporting & Dashboards Executive Dashboards für C-Level, detaillierte Analysen für Controller sowie KPI-Tracking und Ampelsysteme.

Warum Serve & Charge?

Bewährt und zukunftssicher

Serve & Charge wird seit Jahren erfolgreich in DACH-Unternehmen eingesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt.

Nahtlose Integration

Matrix42-native Lösung mit Konnektoren zu allen gängigen IT-Management- und ERP-Systemen.

Maßgeschneidert für deine Anforderungen

Modularer Aufbau, anpassbare Verrechnungslogik und flexible Datenmodelle. Serve & Charge skaliert mit deiner Organisationsstruktur.

Schneller Time-to-Value

Erste Ergebnisse bereits nach 4-8 Wochen. Modularer Aufbau ermöglicht schrittweise Einführung und Quick Wins vor großen Transformationen.

Von Excel zu
Echtzeit-Dashboards

Ersetzt manuelle Spreadsheets und fehleranfällige Prozesse. Live-Daten statt monatsalte Berichte mit Self-Service für Fachabteilungen.

Mathematische Tiefe

Sekundärkostenverrechnung über Gleichungssysteme inklusive Zirkelbezüge. Eine Präzision, die im deutschen Markt für IT-Leistungsverrechnung ihresgleichen sucht.

3 Preisbildungsmodelle

Auswahl des Verrechnungsmodell, was exakt zu deiner Organisation passt.

  • Cost Center
  • Service Center
  • Profit Center IT
Bewährt im öffentlichen Sektor

KLR- und kameralistik-konform seit über 20 Jahren im produktiven Einsatz. Etablierter Partner für Kommunen, Landesbehörden und öffentliche Einrichtungen.

Unsere Bausteine für deine IT-Leistungsverrechnung

Projektplanung &
Implementierung

  • Analyse der bestehenden Kostenstrukturen
  • Definition von Verrechnungsmodellen
  • Datenintegration und -migration
  • Customizing und Workflow-Design
  • Schulung deiner Teams
  • Go-Live-Unterstützung
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung

Beratung &
Strategie

  • Entwicklung der Verrechnungsstrategie
  • Kostenmodell-Design
  • Change Management
  • Best Practice Workshops
  • ROI-Analysen
  • Langfristige Roadmap-Planung

Service &
Support

  • Wartung und Updates
  • Hotline und Ticket-Support
  • Prozessberatung
  • Erweiterungen und Anpassungen
  • Reporting und Dashboards
  • Optimierungsworkshops

Informatives

Use-Cases & Projekterfolge

Kommunale Verwaltung

Reduzierung des administrativen Aufwands um 35% durch automatisierte ILV (Innerbetriebliche Leistungsverrechnung).

Mittelständische Industrie

Identifikation von 15% Einsparpotenzial durch transparente Sekundärkostenverrechnung und Analysen innerhalb der ersten 3 Monate nach Go-Live.

Konzern-IT

Etablierung einer konsequenten Kostentransparenz (methodisch an TBM-Prinzipien orientiert) zur standortübergreifenden Kostenkontrolle und TCO-Analyse (Total Cost of Ownership).

Typisches Szenario: IT-Showback statt Kostenblock

Die Lösung transformiert intransparente IT-Kostenpauschalen in präzise, abteilungsspezifische Management-Informationen, ohne den politischen Widerstand einer direkten Verrechnung zu erzeugen.

Die Herausforderung
  • Intransparenz Die IT läuft als pauschaler Kostenblock in der Gesamt-GuV.
  • Datenvakuum Fachbereiche kennen ihre tatsächlichen IT-Verbräuche und Kosten nicht.
  • Zielkonflikt Das Management fordert Transparenz, scheut aber interne Rechnungen (Chargeback).
  • Lösungsweg Aufbau eines reinen „Showback-Modells“ zur sichtbaren Kostenzuordnung.
Die Umsetzung im System
  • Methodischer Kostenfluss Strukturierung nach Best Practices (Cost Pool → Resource Tower → Service).
  • Schlanker Basis-Katalog Schneller Start mit Standard-Services wie Arbeitsplatz, ERP und Infrastruktur.
  • Automatisierte Zuordnung Direkte Zuweisung von Personal-, Sach- und Abschreibungskosten.
  • Zukunftssicheres Design Späterer Wechsel auf echte Verrechnung ist ein reiner Konfigurationsschritt.
Der messbare Mehrwert
  • Valide Datenbasis Präzise Reports weisen IT-Kosten verlässlich nach Abteilung aus.
  • Faktenbasierte Budgets Argumentation bei Investitionen basiert auf Daten statt Bauchgefühl.
  • Revisionssichere Logik Standardisierte Prozesse sichern interne und externe Prüfungen ab.
  • Null Investitionsrisiko Kein softwareseitiger Neuaufbau bei der Evolution zum Chargeback nötig.

Vergleich: Reifegrade der IT-Verrechnung

Modell Fokus Vorteile mit Serve & Charge
Cost Center (Kostenstelle) Budget-Kontrolle, IT als reiner Kostenfaktor Automatisierte Erfassung, Basis-Transparenz der Ausgaben
Service Center Verrechnung erbrachter IT-Services (ITFM - IT Financial Management) Klare Showback-/Chargeback-Modelle, Kostenzuordnung pro Abteilung
Profit Center IT als interner Dienstleister mit Wertschöpfung Datengestützte Preismodelle, Pay-per-Use, kontinuierliche Ergebnisoptimierung

Implementation Roadmap (4–8 Wochen)

Woche 1-2
Kick-off & Analyse

Definition der Kostenstrukturen und Verrechnungsmodelle (KLR - Kosten- und Leistungsrechnung).

Woche 3-4
Mapping & Integration

Anbindung von ERP-, CMDB/ITSM- und On-Premise-Datenquellen (SAP, Matrix42, ServiceNow) sowie Import bestehender Kostendaten via Excel/CSV/REST.

Woche 5-6
Customizing & Workflow

Einrichtung der Verrechnungsmethodik und Dashboards.

Woche 7-8
Schulung & Go-Live

Übergabe an die Fachabteilungen und Realisierung erster "Quick Wins".

Bereit für transparente IT-Kosten?

Kontaktiere uns für eine Demo oder Beratung und erfahre, wie Serve & Charge dein IT-Kostenmanagement transformieren kann.

Demo anfragen
Beratung vereinbaren
Louisa Beiderbeck

Louisa Beiderbeck

Product Success Manager Business Development |TBM Practitioner

Zertifizierte Expertin für die ganzheitliche Kosten- und Leistungsverrechnung (Serve & Charge). Der Fokus liegt auf der transparenten Verknüpfung von IT-Finanzmanagement und geschäftlicher Weiterentwicklung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Wie schnell sehe ich Ergebnisse mit Serve & Charge?
Durch unseren modularen Ansatz erzielen Sie erste messbare Ergebnisse und Quick Wins in der Regel bereits nach 4 bis 8 Wochen.
2. Mit welchen Systemen kann Serve & Charge integriert werden?
Die Lösung integriert sich nahtlos in Matrix42 und gängige ERP-Systeme (z. B. SAP), zudem lassen sich bestehende Kostendaten auch aus Cloud-Rechnungen über Excel, CSV oder REST-Schnittstellen importieren.
3. Welche Preismodelle werden unterstützt?
Wir unterstützen flexible Verrechnungsmodelle, von pauschalen Zuweisungen über servicebasierte Abrechnungen bis hin zu exakten Pay-per-Use-Modellen.
4. Ist die Lösung für den öffentlichen Sektor und Compliance-Vorgaben geeignet?
Ja, Serve & Charge erfüllt hohe Datenschutz- und Compliance-Anforderungen und wird bereits erfolgreich in kommunalen und staatlichen Verwaltungen für die rechtskonforme ILV eingesetzt.
5. Welche Reporting-Fähigkeiten bietet das System?
Das System bietet rollenbasierte Dashboards (Executive Views für C-Level, tiefgreifende Analysen für das Controlling) sowie Self-Service-Portale für Abteilungsleiter, um ihren eigenen IT-Konsum (Showback) transparent einzusehen.
6. Unterstützt Serve & Charge Multi-Mandanten-Strukturen?
Ja, die Plattform ist vollständig Multi-Mandanten-fähig und eignet sich ideal für komplexe Konzernstrukturen mit mehreren rechtlich selbstständigen Einheiten oder Tochtergesellschaften.
Glossar
Die wichtigsten Begriffe aus dem IT-Kostenmanagement einfach erklärt
Benchmarking
Der systematische Vergleich eigener IT-Kosten und -Leistungen mit Referenzwerten etwa Quartilen, Perzentilen oder Peer-Groups vergleichbarer Organisationen. Benchmarking hilft, Optimierungspotenziale und Best Practices zu identifizieren.
Chargeback
Die tatsächliche Verrechnung von IT-Kosten an die verursachenden Abteilungen oder Projekte durch buchhalterische Umbuchung. Die Fachabteilung „zahlt“ die IT-Kosten aus ihrem eigenen Budget (z.B. 5.000€ Cloud-Kosten vom Marketing an die IT).
Cost Center, Service Center & Profit Center IT
Modelle der IT-Kostenverrechnung: Cost Center deckt reine Kosten. Service Center berechnet einen SLA-Aufschlag (5–15%). Profit Center orientiert sich an Marktpreisen für eine gewinnorientierte Steuerung der IT.
Cost Allocation (Kostenzuordnung)
Der Prozess der systematischen Zuordnung von IT-Kosten zu verursachenden Bereichen (Kostenstellen, Projekte, Services). Dies ist die Grundvoraussetzung für Showback und Chargeback.
ERP-System (Enterprise Resource Planning)
Unternehmensweite Software (z.B. SAP, Oracle, MS Dynamics) zur Steuerung von Finanzwesen, Controlling etc. Die Integration mit dem IT-Kostenmanagement ermöglicht automatisierte Verrechnungen.
Forecasting
Prognose zukünftiger IT-Kosten basierend auf historischen Daten, geplanten Projekten und Veränderungen. Ermöglicht bessere Budgetplanung und frühzeitige Risikoerkennung.
ILV (Innerbetriebliche Leistungsverrechnung)
Das in DACH etablierte Verfahren zur verursachungsgerechten Weiterberechnung interner Leistungen (z.B. IT) an andere Kostenstellen. Betriebswirtschaftliche Basis für Chargeback-Modelle.
ITFM (IT Financial Management)
Die Disziplin zur systematischen Erfassung, Verrechnung und Steuerung von IT-Kosten (Budgetierung, Reporting, Investitionsentscheidungen). Bildet die methodische Grundlage von Serve & Charge.
KLR & Kameralistik
KLR: Betriebswirtschaftliches Rechnungswesen der Privatwirtschaft. Kameralistik: Haushaltsrechnungssystem im öffentlichen Sektor. Serve & Charge unterstützt beide Systematiken nativ.
KPI (Key Performance Indicator)
Kennzahlen zur Steuerung (z.B. Kosten pro Service, Kosten pro User, Cloud-Kostenanteil am Gesamtbudget, Einsparpotenzial).
Matrix42
Enterprise-Software-Plattform für ITSM und UEM. Serve & Charge ist als Matrix42-native Lösung entwickelt und integriert sich nahtlos in diese Umgebung.
Multi-Mandanten-Fähigkeit
Die Fähigkeit der Software, mehrere rechtlich selbstständige Einheiten (Töchter, Geschäftsbereiche) isoliert auf einer gemeinsamen technischen Plattform zu verwalten.
On-Premise
IT-Infrastruktur, die im eigenen Rechenzentrum des Unternehmens betrieben und gewartet wird (Gegensatz zu Cloud).
Sekundärkostenverrechnung (Umlage)
Verteilung von Kosten zwischen internen Kostenstellen mit wechselseitigen Leistungsbeziehungen (Zirkelbezüge). Erfordert mathematisch exakte Auflösung über Gleichungssysteme.
Showback
Transparente Darstellung von IT-Kosten an verursachende Abteilungen ohne tatsächliche finanzielle Verrechnung, um ein Bewusstsein für den IT-Konsum zu schaffen.
Single Source of Truth
Zentrale, verlässliche Datenquelle. Alle Kostendaten werden in einem einzigen System gepflegt statt über verteilte Excel-Listen oder Datenbanken.
Szenario-Planung & What-If-Analysen
Simulation von Kostenentwicklungen bei veränderten Bedingungen (Nutzerwachstum, Cloud-Migration), um datenbasierte, vorausschauende Entscheidungen zu treffen.
TBM (Technology Business Management)
International anerkanntes Framework zur Steuerung von IT-Wert und -Kosten (TBM Council). Definiert Standards und Taxonomien, an denen sich Serve & Charge orientiert.
TCO (Total Cost of Ownership)
Gesamtbetriebskosten einer IT-Investition über den gesamten Lebenszyklus (Anschaffung, Betrieb, Wartung). Wichtig für Make-or-Buy-Entscheidungen.
Verrechnungspreis (Transfer Pricing)
Preis zur internen Verrechnung eines IT-Services zwischen Konzerneinheiten. Wichtig bei Profit-Center-Modellen und für steuerliche Relevanzen im Konzern.
Waste Detection
Identifikation ungenutzter oder ineffizienter Ressourcen (verwaiste Speicher, überdimensionierte VMs), um direkt Einsparpotenziale zu heben.
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