Transparente IT-Kosten mit Serve & Charge
Mit unserer Lösung für IT-Leistungsverrechnung machst du IT-Kosten sichtbar, steuerbar und planbar.
Serve & Charge vereint Erfassung, Verrechnung und Optimierung in einem System für volle Transparenz und effizientes IT-Kostenmanagement.
Serve & Charge auf einen Blick
Problem: Intransparente IT-Kosten, fehleranfällige manuelle Excel-Listen und mangelnde Übersicht über Cloud- und On-Premise-Ausgaben.
Lösung: Eine zentrale, automatisierte Plattform für Erfassung, gerechte Verrechnung und gezieltes IT-Kostenmanagement.
Time-to-Value: Schneller ROI, d.h. erste messbare Ergebnisse und Quick Wins bereits nach 4–8 Wochen.
Nächster Schritt: Demo anfragen oder Beratung vereinbaren, um den Grundstein für datenbasierte IT-Investitionen zu legen.
Unsere Philosophie
Serve & Charge unterstützt Unternehmen dabei, den Wandel vom reaktiven Kostenmanagement hin zu proaktiver, datenbasierter Kostensteuerung zu vollziehen. Unser Ansatz basiert auf der Überzeugung, dass Transparenz, Automatisierung und eine methodisch präzise Verrechnung von IT-Kosten entscheidend sind, um Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren. Wir setzen auf nachweisbare Projekterfolge und messbare KPI-Verbesserungen (Key Performance Indicators). |
Transparenz
IT-Kosten sichtbar machen auf Service-, Projekt- und Kostenstellenebene. Verständnis schaffen, wofür Budget ausgegeben wird.
Automatisierung
Erfassung und Verrechnung automatisieren. Manuelle Fehlerquellen eliminieren und Effizienz steigern.
Gerechte
Verrechnung
Faire Kostenverteilung nach tatsächlichem Verbrauch. Transparente Showback und Chargeback-Modelle.
Optimierung
Kostentreiber identifizieren. Datenbasierte Entscheidungen für IT-Investments treffen.
Unsere Themengebiete
Unsere Expertise umfasst alle Bereiche der IT-Leistungsverrechnung, von Service Accounting über Kostenverteilung und Chargeback/Showback bis hin zu Automatisierung und Reporting, methodisch orientiert an anerkannten Standards wie dem Technology Business Management (TBM) Framework.
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| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| IT-Kostenerfassung & Financial Data Management Die Basis für transparente IT-Leistungsverrechnung | |
| Automatisierte Kostenerfassung | Anbindung an ERP- (SAP, Oracle, MS Dynamics), CMDB/ITSM- (ServiceNow, Matrix42) und HR-Systeme sowie automatisierte und manuelle Erfassung von Lizenz-, Hardware- und Personalkosten inklusive Plausibilitätsprüfung. |
| Zentrale Kostendatenbank | Single Source of Truth für alle IT-Kosten mit historischen Daten und Trends. Multi-Mandanten-fähig für Konzernstrukturen. |
| Flexible Datenmodelle | Anpassung an deine Kostenstruktur mit Mapping auf Kostenstellen, Projekte und Services. |
| IT-Kostenverrechnung & Chargeback Verursachergerechte Kostenzuordnung | |
| Showback & Chargeback | Visualisierung der Kosten für Fachabteilungen, automatisierte Verrechnungsläufe und Integration mit SAP und anderen ERP-Systemen. |
| Flexible Verrechnungsmodelle | Service-basierte Verrechnung, nutzungsbasierte Abrechnung (Pay-per-Use) sowie Pauschale und Mischmodelle. |
| Transparente Reports | Kostenaufschlüsselung für Manager und Controller sowie Self-Service-Portale für Fachabteilungen. |
| Controlling & Kostenoptimierung Datengetriebene IT-Investitionsentscheidungen | |
| Szenario-Planung & What-If-Analysen | Simulation von Kostenentwicklungen bei veränderten Rahmenbedingungen, beispielsweise bei wachsender Nutzerzahl, Personalveränderungen oder neuen Service-Strukturen. Fundierte Entscheidungsunterstützung für Make-or-Buy, TCO- und ROI-Betrachtungen. |
| Sekundärkostenverrechnung | Mathematisch exakte Verrechnung über beliebig tiefe Service-Hierarchien inklusive automatisch auflösbarer Zirkelbezüge. Volle Kostenfluss-Transparenz von der Basis-Ressource bis zum Endservice. |
| Reporting & Dashboards | Executive Dashboards für C-Level, detaillierte Analysen für Controller sowie KPI-Tracking und Ampelsysteme. |
Warum Serve & Charge?
Bewährt und zukunftssicher
Serve & Charge wird seit Jahren erfolgreich in DACH-Unternehmen eingesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt.
Nahtlose Integration
Matrix42-native Lösung mit Konnektoren zu allen gängigen IT-Management- und ERP-Systemen.
Maßgeschneidert für deine Anforderungen
Modularer Aufbau, anpassbare Verrechnungslogik und flexible Datenmodelle. Serve & Charge skaliert mit deiner Organisationsstruktur.
Schneller Time-to-Value
Erste Ergebnisse bereits nach 4-8 Wochen. Modularer Aufbau ermöglicht schrittweise Einführung und Quick Wins vor großen Transformationen.
Von Excel zu
Echtzeit-Dashboards
Ersetzt manuelle Spreadsheets und fehleranfällige Prozesse. Live-Daten statt monatsalte Berichte mit Self-Service für Fachabteilungen.
Mathematische Tiefe
Sekundärkostenverrechnung über Gleichungssysteme inklusive Zirkelbezüge. Eine Präzision, die im deutschen Markt für IT-Leistungsverrechnung ihresgleichen sucht.
3 Preisbildungsmodelle
Auswahl des Verrechnungsmodell, was exakt zu deiner Organisation passt.
- Cost Center
- Service Center
- Profit Center IT
Bewährt im öffentlichen Sektor
KLR- und kameralistik-konform seit über 20 Jahren im produktiven Einsatz. Etablierter Partner für Kommunen, Landesbehörden und öffentliche Einrichtungen.
Unsere Bausteine für deine IT-Leistungsverrechnung
Projektplanung & Implementierung
- Analyse der bestehenden Kostenstrukturen
- Definition von Verrechnungsmodellen
- Datenintegration und -migration
- Customizing und Workflow-Design
- Schulung deiner Teams
- Go-Live-Unterstützung
- Kontinuierliche Weiterentwicklung
Service & Support
- Wartung und Updates
- Hotline und Ticket-Support
- Prozessberatung
- Erweiterungen und Anpassungen
- Reporting und Dashboards
- Optimierungsworkshops
Beratung & Strategie
- Entwicklung der Verrechnungsstrategie
- Kostenmodell-Design
- Change Management
- Best Practice Workshops
- ROI-Analysen
- Langfristige Roadmap-Planung
Bereit für transparente IT-Kosten?
Kontaktiere uns für eine Demo oder Beratung und erfahre, wie Serve & Charge dein IT-Kostenmanagement transformieren kann.
Louisa Beiderbeck
Product Success Manager Business Development |TBM Practitioner
Zertifizierte Expertin für die ganzheitliche Kosten- und Leistungsverrechnung (Serve & Charge). Der Fokus liegt auf der transparenten Verknüpfung von IT-Finanzmanagement und geschäftlicher Weiterentwicklung.
Glossar
Die wichtigsten Begriffe aus dem IT-Kostenmanagement und FinOps einfach erklärt
Benchmarking
Der systematische Vergleich eigener IT-Kosten und -Leistungen mit Referenzwerten etwa Quartilen, Perzentilen oder Peer-Groups vergleichbarer Organisationen. Benchmarking hilft, Optimierungspotenziale und Best Practices zu identifizieren.
Chargeback
Chargeback bedeutet die tatsächliche Verrechnung von IT-Kosten an die verursachenden Abteilungen oder Projekte. Anders als beim Showback findet hier eine buchhalterische Umbuchung zwischen Kostenstellen statt. Die Fachabteilung „zahlt“ die IT-Kosten aus ihrem eigenen Budget. Beispiel: Die 5.000€ Cloud-Kosten werden tatsächlich vom Marketing-Budget an die IT-Kostenstelle verrechnet.
Cost Center, Service Center & Profit Center ITDiese drei Modelle beschreiben, mit welcher Zielsetzung IT-Kosten verrechnet werden. Beim Cost Center-Modell werden ausschließlich die tatsächlichen Kosten verteilt (reine Kostendeckung). Das Service-Center-Modell ergänzt einen SLA-abhängigen Aufschlag von in der Regel 5–15 %. Das Profit-Center-Modell orientiert sich an Marktpreisen und Benchmarks und ermöglicht der IT eine gewinnorientierte Steuerung. Die Wahl des Modells hängt von der gewünschten Rolle der IT im Unternehmen ab. |
Cost Allocation (Kostenzuordnung)
Cost Allocation beschreibt den Prozess, bei dem IT-Kosten systematisch den verursachenden Bereichen zugeordnet werden. Dies kann auf Basis von Kostenstellen, Projekten, Services, Abteilungen oder anderen Dimensionen erfolgen. Eine klare Cost Allocation ist die Voraussetzung für Showback und Chargeback.
ERP-System (Enterprise Resource Planning)
Unternehmensweite Softwarelösung zur Steuerung von Geschäftsprozessen wie Finanzwesen, Controlling, Einkauf und Personalwesen. Bekannte Beispiele sind SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics. Die Integration von IT-Kostenmanagement mit ERP-Systemen ermöglicht automatisierte Verrechnungen.
Forecasting
Die Prognose zukünftiger IT-Kosten basierend auf historischen Daten, geplanten Projekten und erwarteten Veränderungen. Forecasting ermöglicht bessere Budgetplanung und frühzeitige Identifikation von Kostenrisiken.
ILV (Innerbetriebliche Leistungsverrechnung)
Die ILV ist das im deutschsprachigen Raum etablierte Verfahren, mit dem Leistungen einer internen Kostenstelle (z. B. der IT) anderen Kostenstellen oder Fachabteilungen verursachungsgerecht in Rechnung gestellt werden. Sie ist die betriebswirtschaftliche Grundlage von Chargeback-Modellen und in Deutschland fester Bestandteil der Kosten- und Leistungsrechnung.
ITFM (IT Financial Management)
ITFM ist die Disziplin, IT-Kosten systematisch zu erfassen, zu verrechnen und zu steuern. ITFM umfasst Budgetierung, Kostenverrechnung, Reporting und Entscheidungsunterstützung für IT-Investitionen und bildet die methodische Grundlage von Serve & Charge.
KLR (Kosten- und Leistungsrechnung) & KameralistikDie KLR ist das betriebswirtschaftliche Rechnungswesen zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten und Leistungen. Im öffentlichen Sektor kommt ergänzend oder alternativ die Kameralistik zum Einsatz, ein Haushaltsrechnungssystem mit eigenen Regeln für Einnahmen und Ausgaben. Serve & Charge unterstützt beide Systematiken und ist seit über 20 Jahren im öffentlichen Sektor produktiv im Einsatz. |
KPI (Key Performance Indicator)
Kennzahlen zur Messung und Steuerung von Geschäftsprozessen. Im IT-Kostenmanagement können KPIs z.B. sein: Kosten pro Service, Kosten pro User, Cloud-Kostenanteil am Gesamtbudget oder Einsparpotenzial durch Optimierung.
Matrix42
Enterprise-Software-Plattform für IT Service Management, Software Asset Management und Unified Endpoint Management. Serve & Charge ist als Matrix42-native Lösung entwickelt und integriert sich nahtlos in die Matrix42-Umgebung.
Multi-Mandanten-Fähigkeit
Die Fähigkeit einer Software, mehrere Mandanten (z.B. Tochtergesellschaften, Geschäftsbereiche) isoliert voneinander zu verwalten, während sie auf einer gemeinsamen technischen Plattform läuft. Wichtig für Konzerne mit mehreren rechtlich selbstständigen Einheiten.
On-Premise
IT-Infrastruktur, die im eigenen Rechenzentrum des Unternehmens betrieben wird, im Gegensatz zu Cloud-basierten Lösungen. On-Premise-Systeme werden vom Unternehmen selbst gewartet und verwaltet.
Sekundärkostenverrechnung (Umlage)Sekundärkostenverrechnung bezeichnet die Verteilung von Kosten zwischen internen Kostenstellen, die selbst wiederum Leistungen füreinander erbringen. Solche wechselseitigen Beziehungen (Zirkelbezüge) lassen sich nur über Gleichungssysteme mathematisch exakt auflösen. Beispiel: Server-Kosten fließen anteilig in die Helpdesk-Kosten ein, während der Helpdesk gleichzeitig Support für die Serverabteilung leistet. |
Showback
Showback ist die transparente Darstellung von IT-Kosten, ohne dass diese Kosten tatsächlich verrechnet werden. IT-Kosten werden den verursachenden Abteilungen oder Projekten angezeigt, aber es findet keine finanzielle Belastung statt. Ziel ist es, Bewusstsein für den IT-Konsum und die damit verbundenen Kosten zu schaffen. Beispiel: „Deine Abteilung verursacht 5.000€/Monat Cloud-Kosten“ – aber es wird nichts von deinem Budget abgebucht.
Single Source of Truth
Eine zentrale, verlässliche Datenquelle, die als alleinige Referenz für bestimmte Informationen dient. Im IT-Kostenmanagement bedeutet dies, dass alle Kostendaten in einem System gepflegt werden und nicht über mehrere Excel-Tabellen oder Datenbanken verteilt sind.
Szenario-Planung & What-If-Analysen
Simulation von Kostenentwicklungen bei veränderten Rahmenbedingungen, beispielsweise bei wachsender Nutzerzahl, Cloud-Migration oder neuen Service-Strukturen. Entscheidungen werden so datenbasiert und vorausschauend getroffen.
TBM (Technology Business Management)
TBM ist ein international anerkanntes Framework für die Steuerung von IT-Wert und IT-Kosten, entwickelt und gepflegt vom TBM Council. Es definiert eine standardisierte Taxonomie sowie Begriffe wie Showback und Chargeback, an denen sich auch Serve & Charge methodisch orientiert.
TCO (Total Cost of Ownership)
Die Gesamtbetriebskosten einer IT-Investition über ihren gesamten Lebenszyklus inklusive Anschaffung, Betrieb, Wartung und Abschreibung. TCO-Betrachtungen sind Grundlage für fundierte Make-or-Buy- und Investitionsentscheidungen.
Verrechnungspreis (Transfer Pricing)Der Preis, zu dem eine interne Leistung etwa ein IT-Service zwischen Kostenstellen, Geschäftsbereichen oder rechtlich selbstständigen Konzerneinheiten verrechnet wird. Verrechnungspreise sind besonders bei Profit-Center-Modellen und in Konzernstrukturen mit steuerlicher Relevanz von Bedeutung. |
Waste Detection
Die Identifikation von ungenutzten oder ineffizient genutzten IT-Ressourcen, die Kosten verursachen, ohne einen Nutzen zu stiften. Beispiele: ungenutzte virtuelle Maschinen, verwaiste Speichervolumes oder überdimensionierte Datenbanken. Waste Detection hilft, Einsparpotenziale zu identifizieren.