Die Brücke zwischen IT-Service-Management & IT-Finanzmanagement

Executive Summary

Viele Unternehmen verfügen heute über ein etabliertes IT-Service-Management (ITSM), das den zuverlässigen Betrieb von IT-Services sicherstellt. Gleichzeitig fehlt jedoch häufig die Transparenz darüber, welche Kosten einzelnen Services, Anwendungen oder Geschäftsprozessen tatsächlich zugeordnet werden können. IT-Finanzmanagement (ITFM) schließt diese Lücke, indem es technische Informationen mit finanziellen Daten verknüpft. Dadurch werden Kostenstrukturen sichtbar, wirtschaftliche Entscheidungen fundierter und die Rolle der IT entwickelt sich vom reinen Kostenfaktor zum strategischen Steuerungsinstrument. Der Beitrag zeigt, wie die Verbindung von ITSM und ITFM-Transparenz schafft, Showback- und Chargeback-Modelle unterstützt und dabei hilft, versteckte Kosten sowie Schatten-IT zu identifizieren.

Warum modernes IT-Management heute mehr als nur Betrieb bedeutet

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren große Fortschritte im IT-Service-Management gemacht. Tickets werden zuverlässig bearbeitet, der Service Desk funktioniert, Hardware ist inventarisiert und zentrale Prozesse sind etabliert. Die IT sorgt dafür, dass der Betrieb läuft und das oft sehr erfolgreich.*

Trotzdem wird die IT in vielen Organisationen noch immer primär als Kostenfaktor oder sogar als „Blackbox“ wahrgenommen. Während die IT-Abteilung genau weiß, welche Systeme, Services und Geräte im Einsatz sind, liegt das Wissen über Budgets, Rechnungen und tatsächliche Kosten häufig an anderer Stelle, meist in der Buchhaltung oder im Controlling. Beide Welten existieren nebeneinander, sprechen aber oft noch nicht dieselbe Sprache.

Genau hier entsteht die Brücke zwischen IT-Service-Management (ITSM) und IT-Finanzmanagement (ITFM).

Grafik: Brücke zwischen ITSM und ITFM zur transparenten IT-Kostensteuerung.

Wenn Services ein Preisschild bekommen

Wir bei Labtagon sind überzeugt, dass ein IT-Service erst dann wirklich professionell gemanagt ist, wenn man nicht nur weiß, dass er funktioniert, sondern auch, was er kostet.

Ein einfacher Vergleich macht das greifbar. Ein Auto wird nicht allein dadurch bewertet, dass es fährt. Entscheidend ist auch, welche laufenden Kosten entstehen. Etwa für Versicherung, Kraftstoff oder Werkstatt. Erst mit diesem Gesamtbild lässt sich beurteilen, ob das Fahrzeug wirtschaftlich sinnvoll ist.

Genauso verhält es sich mit IT-Services. Es reicht nicht nur aus, zu wissen, dass ein Service technisch funktioniert oder verfügbar ist. Unternehmen müssen auch verstehen, welche Kosten tatsächlich dahinterstehen.

Wo IT-Finanzmanagement ansetzt

IT-Finanzmanagement verbindet technische Informationen aus dem ITSM mit kaufmännischen Daten. Dadurch entsteht erstmals Transparenz darüber, welche Services wirtschaftlich effizient sind und welche möglicherweise unnötig Kosten verursachen. Im ersten Schritt geht es dabei vor allem um Sichtbarkeit und Nachvollziehbarkeit.* Weg von pauschalen Aussagen wie: „Die IT kostet uns X Euro pro Monat.“ Und hin zu konkreten Aussagen wie: „Dieser Service oder dieser Geschäftsprozess verursacht monatlich Kosten in Höhe von X Euro.“

Diese Transparenz wird zunehmend wichtiger. Gerade Geschäftsführung und CFOs erwarten heute deutlich mehr Detailtiefe als noch vor einigen Jahren.

Von der Kostenstelle zum strategischen Partner

Die Kombination aus ITSM und ITFM verändert langfristig auch die Rolle der IT im Unternehmen.

Sobald Kosten transparent einzelnen Services oder Prozessen zugeordnet werden können, entwickelt sich die IT weg vom reinen Kostenverursacher hin zum strategischen Berater der Geschäftsführung. Entscheidungen können fundierter getroffen werden, weil nicht nur technische, sondern auch wirtschaftliche Auswirkungen sichtbar werden.

Damit entsteht eine deutlich bessere Grundlage für Priorisierung, Investitionen und Optimierungen.

Showback: Transparenz ohne direkte Belastung

Ein wichtiger Zwischenschritt auf diesem Weg ist das sogenannte Showback.

Dabei werden Fachbereichen oder Leistungsabnehmern transparent die IT-Kosten aufgezeigt, die durch die Nutzung bestimmter Services entstehen, beispielsweise für Arbeitsplatzbereitstellungen, Software oder Cloud-Ressourcen. Zu diesem Zeitpunkt erfolgt noch keine direkte interne Verrechnung.

Der Effekt ist dennoch groß. Wer sieht, welche Kosten tatsächlich entstehen, entwickelt automatisch ein stärkeres Bewusstsein für Ressourcen und Nutzung. Diese Transparenz wirkt oft bereits auf psychologischer Ebene.

Chargeback: Kosten dort verorten, wo sie entstehen

Auf Basis dieser Transparenz kann später auch ein sogenanntes Chargeback-Modell etabliert werden, also eine verursachungsgerechte interne Leistungsverrechnung.

Die Kosten verbleiben dann nicht mehr pauschal in der IT-Abteilung, sondern werden den Bereichen zugeordnet, die die jeweiligen Leistungen tatsächlich nutzen. Dadurch wird nachvollziehbar, welchen finanziellen Beitrag einzelne Services zu Geschäftsprozessen leisten und wo Optimierungspotenziale bestehen.

Schatten-IT sichtbar machen

Ein weiterer Vorteil eines professionellen Zusammenspiels aus ITSM und ITFM liegt in der Reduzierung von Schatten-IT.

In vielen Unternehmen entstehen zusätzliche Kosten, weil Fachbereiche eigenständig und häufig ohne Einbindung der IT-Software, SaaS-Lösungen oder Cloud-Abonnements beschaffen. Dadurch entstehen nicht nur Sicherheits- und Compliance-Risiken, sondern auch unnötige Mehrkosten.*

Erst durch die Verbindung technischer und finanzieller Daten werden solche Parallelstrukturen sichtbar und können gezielt gesteuert werden.

Warum ITFM immer wichtiger wird

Gerade in Zeiten von Cloud-Plattformen, SaaS-Modellen und nutzungsabhängigen Abrechnungen wird finanzielle Transparenz immer wichtiger. IT-Kosten entstehen heute dynamischer und verteilter als noch vor einigen Jahren.

Deshalb ist IT-Finanzmanagement längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein zentraler Bestandteil moderner IT-Steuerung.

Unternehmen müssen IT heute nicht nur technisch beherrschen, sondern auch wirtschaftlich steuern können. ITFM ist deshalb keine reine Aufgabe der Buchhaltung, sondern die logische Weiterentwicklung eines reifen IT-Service-Managements.

Ausblick auf die nächsten Beiträge

In den kommenden Beiträgen schauen wir uns unter anderem folgende Themen genauer an:

• Wie sich Schatten-IT frühzeitig identifizieren lässt
• Wie bestehende Daten genutzt werden können, um erste „Preisschilder“ für Services zu erstellen
• Welche Rolle Showback und Chargeback bei Kostenbewusstsein und Steuerung spielen

Denn die eigentliche Herausforderung beginnt nicht bei der Frage, welche Services betrieben werden, sondern dabei, ihren tatsächlichen Wert und ihre Kosten transparent zu machen.

Zentrale Erkenntnisse

• IT-Service-Management schafft Transparenz über Services und Assets, liefert jedoch allein keine Aussage über deren tatsächliche Kosten.
• IT-Finanzmanagement verbindet technische und kaufmännische Daten und ermöglicht eine verursachungsgerechte Zuordnung von IT-Kosten.
• Showback-Modelle fördern Kostenbewusstsein, indem sie die Nutzung von IT-Services transparent machen, ohne direkt zu verrechnen.
• Chargeback-Modelle schaffen eine faire interne Leistungsverrechnung und erhöhen die Nachvollziehbarkeit von IT-Ausgaben.
• Die Kombination aus ITSM und ITFM unterstützt Unternehmen dabei, Schatten-IT sichtbar zu machen und die IT als strategischen Partner für Geschäftsentscheidungen zu etablieren.

*Literatur / Quellenverweis

• Zielke, F.; Gasber, M. (2019). ITIL 4 – das Framework in Zeiten der Digitalisierung und agiler Organisationen. Kapitel 03010, TÜV Media.
• Byrd, J. (2013). IT Service Management vs. IT Financial Management – Determining Which is the Chicken and Which is the Egg? Vortrag beim itSMF Dallas Local Interest Group, RPC Solutions.
• Zimmermann, S. (2018): Der Umgang mit Schatten-IT in Unternehmen. Springer Fachmedien Wiesbaden, S. 151.