Changelog :
- Umstellung auf Graph Api
Bugfix:
- Installation ab Matrix Version 12.1.0 ist nun möglich
Misc:
- Update der Dokumentation um einen Überblick zu bieten, wie man in Azure eine App einrichtet und welche Berechtigungen dort nötig sind.
Produktsupportseite
Inhaltsverzeichnis
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Kurzbeschreibung
Tauschen sie Daten nahtlos zwischen einem oder mehreren SharePoint Systemen aus
Funktionen
Bidirektionaler Datenaustausch mit SharePoint.
Connection Activity mit einfacher Eingabe der Zugangsdaten zum SharePoint und Test der Verbindungsdaten.
Add Activity erstellt neue Elemente mit einfacher Möglichkeit für Feld Mapping
Delete Activity löscht vorhandene Elemente.
Edit Activity ändert vorhandene Elemente mit einfacher Möglichkeit für Feld Mapping.
Get Items Activity holt mehrere Elemente mit vereinfachter Feldauswahl.
Get Item Activity holt ein einzelnes Element.
Visuelles Tracking der Activities und ausführliches Logging in den Logdateien.
Changelog
SharePoint Activities 1.2.1
Release 23.04.2025
Bildergalerie
Dokumentation
Komplexität der Implementation
Zeitaufwand der Implementation / Konfiguration
Voraussetzungen
- Central Administration
- Matrix42 Enterprise Service Management >= 11.0.2
Installation mit Central Administration
Erweiterungen von Labtagon lassen sich denkbar einfach installieren. Lade dir dafür die Central Administration herunter und folge der Installationsanleitung zur Einrichtung des Tools. Mit der Central Administration lässt sich dann die gekaufte Erweiterung per Knopfdruck installieren.
Schnellstart
Entra-App-Registrierung erstellen
Die Entra-App-Registrierung wird zur Nutzung von Service Connections in den SharePoint Activities benötigt. In den folgenden Punkten wird beschrieben, wie Sie eine Entra-App-Registrierung erstellen:
- Öffnen Sie in Ihrem Browser das Microsoft Entra admin center und loggen Sie sich ein.
- Navigieren Sie über Identity > Applications zu App registrations.
- Klicken Sie oben links auf den Button New registration, um eine neue App-Registrierung zu erstellen.
- Vergeben Sie der App-Registrierung einen beliebigen Namen.
- Definiere unter Supported account types welche Personen Zugriff auf die App-Registrierung erhalten sollen.
- Hinterlegen Sie unter Redirect URI in der Dropdown Web und geben Sie die Redirect URI von Ihrem Matrix42 Enterprise Platform System an. Bspw.: https://m42system/wm/externalAuth/redirect.html.
- Klicke anschließend auf Register.
- Es öffnet sich die Ansicht der App-Registrierung. Notieren Sie sich die Application (Client) ID und die Directory (Tenant) ID.
- Navigieren Sie links in der Ansicht unter Manage zu Certificates & secrets, um ein neues Secret zu erstellen.
- Betätige unter Client secrets den Button New client secret, um in den Assistent zur Erstellung des Secrets zu gelangen. In dem Assistenten können Sie den Zeitpunkt, wann das Secret abläuft, bestimmen.
- Kopieren Sie den Wert des Secrets und notieren Sie ihn sich, da dieser nach Verlassen der Ansicht nicht mehr kopiert werden kann.
- Wechseln Sie nun zur Ansicht API permissions.
- Fügen Sie über den Button Add a permission die notwendigen Berechtigungen hinzu. Die Berechtigungen müssen Delegated sein.
- Bestätigen Sie oder Ihr Administrator die Berechtigungen über die Schaltfläche Grant admin consent for [Name]. Dies ist notwendig, da die Berechtigung SharePoint AllSites.FullControl nicht ohne Weiteres vergeben werden darf und daher eine Bestätigung durch einen Administrator erforderlich ist.
Erstellung einer Service Connection
Ab Version 1.2.0 der SharePoint Activities haben Sie die Möglichkeit, die SharePoint Activities mit Service Connections zu nutzen. Beachten Sie, dass für die Nutzung der SharePoint Activities beim Erstellen einer Service Connection ein delegierter Microsoft Entra ID Service verwendet werden muss. Zusätzlich stellen wir die Service Capability Microsoft Graph – SharePoint (Delegated) bereit, welche die erforderlichen Scopes bereits konfiguriert hat. Für die Service Connection wird außerdem eine Entra-App-Registrierung benötigt. Falls Sie noch keine App-Registrierung mit den notwendigen Scopes besitzen, folgen Sie bitte dem Abschnitt Entra-App-Registrierung erstellen weiter oben. Der Service erstellt außerdem ein Refresh-Token, um die Verbindung nach Ablauf des Tokens wiederherzustellen. Folgen Sie dieser Anleitung, um eine Service Connection für die SharePoint Activities zu erstellen.
- Gehen Sie in der Applikation Administration unter Integration > Service Connections auf Tenants.
- Erstellen Sie einen neuen Tenant.
- Vergebe dem Tenant einen beliebigen Namen und hinterlege den Service Microsoft Entra ID. Setze die Client ID, die Tenant ID und das Client Secret Ihrer Entra-App-Registrierung. Diese finden Sie im Microsoft Entra admin center innerhalb Ihrer Applikationsübersicht unter App-Registrierungen.
- Speichern Sie den Tenant.
- Wechseln Sie zur Ansicht Connections und erstellen Sie eine neue Service Connection.
- Hinterlegen Sie den Service Microsoft Entra ID (Microsoft Graph – SharePoint (Delegated)) und den zuvor erstellten Tenant unter Anwendung.
- Richten Sie nun über den Button im Dialog die Authentifizierung ein und speichern Sie im Anschluss die Service Connection. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich mit einem Nutzer einloggen, welcher Zugriff auf die Entra-App-Registrierung hat.
Nutzung des Beispiel-Workflows LABTAGON_SHAREPOINT_Example_ComputerExport
Der Beispiel-Workflow erstellt Computereinträge in einer SharePoint-Liste namens Computer. Im ersten Schritt baut der Workflow eine Verbindung zu SharePoint auf. Anschließend werden alle ausgewählten Objekte durchlaufen, auf die die Aktion angewendet wurde. Für jedes Objekt wird geprüft, ob in der SharePoint-Liste Computer kein Eintrag mit der Objekt-ID des Computers existiert und der Computer im Matrix42 ESM System nicht den Status Verschrottet hat. Ist dies der Fall, wird ein neues Element in der SharePoint-Liste erstellt. Andernfalls wird geprüft, ob der Computer im EMatrix42 ESM System nicht den Status Verschrottet hat und gleichzeitig ein entsprechender Eintrag in der SharePoint-Liste existiert. Trifft beides zu, werden die Werte des vorhandenen Elements in der SharePoint-Liste aktualisiert. Ist der Status des Computers im Matrix42 ESM System Verschrottet, und existiert ein entsprechender Eintrag in der SharePoint-Liste, wird dieser gelöscht. Folgen Sie folgender Anleitung, um den Beispiel-Workflow einzubinden.
- Öffnen Sie das Workflow Studio.
- Erstellen Sie einen neuen Workflow auf Basis des LABTAGON_SHAREPOINT_Example_ComputerExport-Workflows. Klicken Sie dazu unter File auf New und wählen Sie Workflow from... aus und suchen Sie unter Workflows nach Labtagon und wählen Sie den o.g. Workflow aus. Anschließend drücken Sie rechts auf Create.
- Es öffnet sich ein Assistent, vergeben Sie dort dem Workflow einen anderen Namen und speichern Sie diesen ab.
- Im Anschluss öffnet sich der Editor.
- Passen Sie Ihre URL in Edit Credentials in der Establish Sharepoint Connection Activity an, wechseln Sie zum Authentifizierungstyp Service Connection und drücken Sie Save im Assistent.
- Fügen Sie unter Service Connection die zuvor erstellte Service Connection ein.
- Hinterlegen Sie in allen weiteren SharePoint Activities Ihre Liste, falls bei Ihnen keine Liste Computer existiert, oder erstellen Sie die Liste in Ihrem SharePoint. Folgende Workflow Activities müssten angepasst werden:
- GetSharePointItems
- AddSharePointItem
- EditSharePointItem
- DeleteSharePointItem
- Checken Sie den Workflow ein und veröffentlichen Sie ihn.
- Erstellen Sie die folgenden Felder in Ihrer SharePoint-Liste, sofern diese noch nicht vorhanden sind. Alle Felder sind vom Typ Text.
- Title
- Domain
- ComputerId
- Betriebssystem
- Status
- Der Workflow verwendet einen Action Context und muss daher über eine Aktion ausgeführt werden. Zur Erstellung der Aktion wechseln Sie in der Matrix42 ESM-Oberfläche zur Applikation Administration, navigieren Sie zu User Interface > Actions und klicken Sie auf Add Action.
- Vergeben Sie der Aktion einen Titel und einen technischen Namen.
- Hinterlegen Sie unter Implementation > Run Workflow den kopierten Workflow.
- Setzen Sie unter Apply For Objects den Filter auf Konfigurationselemente. Stellen Sie den Type Filter auf Specified Only und geben Sie unter Configuration Items den SPSComputerType an.
- Nun können Sie in der Applikation Assets unter Endpoint Devices in der Computer-Ansicht die Computer auswählen, welche Sie in SharePoint erfassen wollen. Wählen Sie die gewünschten Computer aus und führen Sie die zuvor erstellte Aktion aus, in diesem Fall die Create SharePoint Item Aktion, um die Computer in Ihrem SharePoint zu erfassen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Erstellen eines Workflows mit SharePoint Activities
Exemplarisch wird nun ein Workflow erstellt, mit dem Sie innerhalb einer SharePoint-Liste ein neues Item hinzufügen und im Anschluss alle Items in der Liste holen. Im Workflow wird die im oberen Abschnitt erstellte Service Connection genutzt, um sich mit der Microsoft Graph API zu verbinden. Der Workflow soll über eine Aktion ausgeführt werden.
- Öffne das Workflow Studio. Gehe dazu in der Administration unter Services & Processes > Workflow Studio und klicke in der Home Page unter Quick Starts auf Workflow Studio.
- Im Workflow Studio klicken Sie in der linken Navigation auf New und erstellen einen blanken Workflow.
- Geben Sie dem Workflow einen Namen und hinterlegen Sie den Integration Context Action und speichern den Workflow.
- Im Anschluss öffnet sich der Editor mit Ihrem erstellten Workflow.
- Fügen Sie die Workflow Activity Establish SharePoint Connection hinzu indem, Sie sie in der linken Navigation unter Labtagon in das Layout ziehen. Diese Workflow Activity dient zum Aufbauen der Verbindung nach SharePoint bzw. Graph.
- In der rechten Navigation der Eigenschaften der Activity ist die zuvor erstellte Service Connection auszuwählen. Zusätzlich sollte eine Output Connection hinterlegt werden, die über den Assistenten erstellt werden kann. Der Assistent lässt sich über die drei Punkte öffnen. Des Weiteren müssen Sie in dem Credentials Assistent die URL Ihrer SharePoint Seite oder Ordner angeben und den Authentication Type Service Connection auswählen. Beachte, dass die URL die genutzte SharePoint Liste erreichen sollte.
- Anschließend fügen Sie die Workflow Activity Add SharePoint Item hinzu und setzen dort unter SharePoint die Connection, den Listen Namen und die Feld Zuweisungen für das neue Item.
- Danach wird die Workflow Activity Get SharePoint Items hinzugefügt. Wähle dort die Liste aus und hinterlege die Service Connection. Zusätzlich können Sie einen Filter unter Filter, anhand von Name des Feldes und dem vergleichbaren Wert, definieren. Speichern Sie das Ergebnis in einer Variable.
- Füge die Workflow Activity Create Object hinzu, um das Ergebnis der SharePoint Items in einer Aufgabe zu speichern.
- In dieser Workflow Activity müssen nun der Typ (SPSActivityTypeBase) und die Attribute wie folgt gesetzt werden.
- Category: beliebige Kategorie
- Subject: SharePoint Activities Test
- DescriptionHTML: "<p>" & String.Join("<p></p>", SharepointItems.SelectMany(Function(i) i.Select(Function(kv) kv.Key & ": " & kv.Value.ToString()))) & "</p>"
- Checken Sie den Workflow ein und Veröffentlichen Sie diesen.
- Gehen Sie zurück ins Matrix42 ESM System und navigieren Sie zu den Aktionen in der Applikation Administration unter User Interface > Actions.
- Vergeben Sie der Aktion einen Titel und einen internen Namen. Geben Sie die Position 0 an und klicken Sie unter Implementation auf Run Workflow und wählen Sie dort den erstellten Workflow aus. Zuletzt wählen Sie unter Apply for objects unter Target No Object Context aus und unter Type Filter All.
- Speichern Sie die Aktion und führen Sie die Aktion in einer beliebigen Preview aus.
- Gehen Sie nun in die Applikation Service Desk unter Collaboration > Tasks und lassen Sie sich alle Aufgaben anzeigen.
Konfiguration
Umfang der Lieferung
Weitere Dokumente
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Das Tor in die Welt der Erweiterungen von Labtagon
Die Labtagon Central Administration ist die Kernkomponente unserer Erweiterungen für das Matrix42 Workspace Management. Über die Central Administration können Erweiterungen konfiguriert, Lizenzen abgerufen und darüber hinaus Updates installiert werden.
Standard Support
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Wir unterstützen alle Standard Support & LTSB Versionen, und für Cloud-Kunden auch die Technical Release Versionen. Sobald Matrix42 die Unterstützung für eine Version abgekündigt hat stellen auch wir die Unterstützung für Erweiterungen in dieser Version ein.
Weitere Informationen über aktuell unterstützte Versionen der Matrix42 finden sie in der Matrix42 Knowledgebase.
Wichtiger Hinweis
Die Installation einer inkompatiblen Version könnte fehlschlagen. Diese Pakete funktionieren ausschließlich mit der entsprechenden Matrix42 Workspace Management Version. Falls Sie Probleme bei der Installation haben, zögern Sie nicht, unseren Support zu kontaktieren.
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