ALBA – Standardisiertes und automatisiertes Onboarding und Offboarding
Executive Summary:
Anforderung: Über 5.900 Mitarbeitende, manuelle Prozesse über diverse Systeme hinweg, lange Wartezeiten, Datenschutzrisiken und laufende Kosten für ungenutzte Lizenzen bei unserem Kunden ALBA.
Lösung: ALBA implementierte ein vollständig automatisiertes Onboarding und Offboarding auf Basis von Matrix42 und SAP HR, inklusive entkoppelter Onboarding-Workflows und eines revisionssicheren, DSGVO-konformen Offboardings.
Das Unternehmen: ALBA- Wir sind die Zukunft
Gegründet im Jahr 1968, zählt ALBA zu den europaweit führenden Unternehmen in den Bereichen Recycling, Umweltdienstleistungen und Rohstoffversorgung. Mit rund 5.900 Mitarbeiter*innen an über 120 Standorten agiert das Unternehmen in einer Branche, die als Kritische Infrastruktur (Kritis) höchsten Sicherheitsanforderungen unterliegt. Entsprechend haben der Schutz der IT-Systeme und maximale Compliance hier oberste Priorität.
Die Ausgangslage: Manuelles On-& Offboarding über mehrere Systeme hinweg
Mit über 5.900 Beschäftigten und einer hohen Fluktuation lief das On- und Offboarding bei ALBA bisher überwiegend manuell ab. Die fragmentierte Systemlandschaft führte zu spürbaren Reibungspunkten:
Inkonsistente Daten: Fehlende Echtzeit-Synchronisation zwischen HR- und IT-Systemen.
Verzögerte Bereitstellung: Langwierige, benutzerabhängige Workflows sorgten dafür, dass Arbeitsplätze zum Start oft unvollständig waren.
Sicherheitsrisiken & Compliance-Lücken: Zu lange Vorhaltung von Zugriffsberechtigungen nach Mitarbeiter-Austritten.
Finanzielle Ineffizienz: Laufende Kosten für ungenutzte Software-Lizenzen.
Zielsetzung: Automatisierte und komfortable Bereitstellung zentraler Services
Oberstes Ziel war es, die Bereitstellung zentraler Services für die Mitarbeitenden so komfortabel wie möglich zu gestalten. Gleichzeitig musste die IT-Abteilung nachhaltig entlastet, Kosten eingespart und eine durchgängige Compliance sichergestellt werden.
Projektziele
Onboarding-Ziele
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Zeitersparnis & Standardisierung Bereitstellung eines vollständigen Arbeitsplatzes innerhalb von maximal 5 Tagen.
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Entkoppelte Workflows Vorkonfiguration von Infrastruktur unabhängig vom konkreten Personaldatensatz.
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Automatisierte Synchronisation Durchgängige Prozesse von der Stellenausschreibung bis zum Eintritt.
Offboarding-Ziele
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Prozess-Sicherheit Verlässliche, automatisierte zeitliche und organisatorische Abläufe beim Austritt.
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Lizenzkosten-Optimierung Sofortige Stornierung und Einsparung ungenutzter Lizenzen.
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Audit-Readiness Nahtlose Bereitstellung von Reports für den Datenschutzbeauftragten (DSB) auf Knopfdruck.
Die Lösung: Ein neuer ITSM-Prozess
mit Matrix42, SAP HR und einem automatisierten Ablauf durch ein MAM (Mitarbeiter-Anpassungs-Management)
Das parallele Onboarding zur Qualitäts- und Sicherheitssteigerung
Die ITSM-Lösung wurde direkt mit dem SAP-HR-System verknüpft und ein automatisiertes Onboarding in zwei parallel laufende Pfade unterteilt:
Der benutzerunabhängige Prozess (Logistik & Vorbereitung): Dieser startet bereits bei Freigabe der Stellenausschreibung. Wir stellen ein standardisiertes „Starter-Bundle“ zusammen, das unabhängig von der konkreten Person versendet werden kann. So ist der Arbeitsplatz pünktlich fertig.
Der benutzerbezogene Prozess (Digitale Identität): Sobald die Personalien im SAP-HR-System erfasst sind, erstellen wir automatisch das Benutzerkonto. Direkt im Anschluss folgen Tasks wie Mailboxen, Software-Services und Berechtigungen.
Durch diese Kombination stellen wir einen kompletten Arbeitsplatz innerhalb von nur 5 Tagen bereit.
Vollautomatisiertes und DSGVO-konformes Offboarding
Das Offboarding wurde ebenfalls komplett automatisiert. Der gesamte Rückbau wird durch das in SAP hinterlegte Austrittsdatum ausgelöst:
Am Tag des Austritts: Sofortige Deaktivierung des Active-Directory-Kontos (AD-Konto) und Stornierung aktiver Services.
Nach 30 Tagen: Automatische Leerung von Postfächern und Entfernung der Service-Buchungen.
Nach 60 Tagen: Revisionssichere und vollständig dokumentierte Löschung des E-Mail-Archivs.
Die Abläufe laufen nun komplett ohne manuelle Eingriffe ab und können jederzeit über ein Reporting-Modul ausgewertet werden. So wird sichergestellt, dass keine Zugriffsrechte versehentlich bestehen bleiben und Datenschutzvorgaben lückenlos eingehalten werden.
Die technischen Highlights
Ereignisgesteuerte Automatisierung: Direkte Prozessinitialisierung über SAP-Datenänderungen (z. B. Eintritt/Austritt).
Flexible Steuerung: Manuelle Auslösemöglichkeit für Abteilungsleiter in Sonderfällen.
Zentrale ITSM-Integration: Nahtlose Einbindung in die Matrix42- / MAM12-Umgebung von ALBA.
Zero-Code-Konfiguration: Zentrale Konfiguration ohne aufwendige Programmierung.
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Jedes Unternehmen besitzt individuelle Anforderungsprofile und Systemlandschaften. Ein unverbindlicher Austausch bietet Raum, bestehende Abläufe zu analysieren und Potenziale für eine schlanke, automatisierte Prozesslandschaft zu identifizieren.
Fazit und Mehrwerte
Durch die erfolgreiche Einführung des automatisierten On- und Offboarding-Prozesses werden Arbeitsplätze deutlich schneller bereitgestellt, DSGVO- und Auditvorgaben strikt eingehalten und die IT von fehleranfälligen Routineaufgaben entlastet.
Unnötige Lizenzkosten wurden gestrichen, und das Team vor Ort hat nun neue Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben frei.
Häufig gestellte Fragen zum automatisierten On- und Offboarding
Was genau unterscheidet den neuen Onboarding-Prozess vom bisherigen Ablauf?
Warum war eine Verbesserung des On- und Offboarding-Prozesses notwendig?
Wie wird die DSGVO-Konformität beim Offboarding genau sichergestellt?
Wurde die technische Infrastruktur verändert?
Welche Rolle spielt Labtagon in diesem Projekt?
Können Prozesse bei Bedarf auch manuell gestartet werden?
Wie schnell steht ein neuer Arbeitsplatz zur Verfügung?
Was unterscheidet diesen Ansatz von klassischen IT-Automatisierungsprojekten?
Weiterer Praxiseinblick
Neben der reinen Prozessautomatisierung spielt auch die Benutzerführung im Self-Service eine zentrale Rolle. Die Case Study zum dynamischen Service Konfigurator veranschaulicht, wie Bestellprozesse im Matrix42-Portal intuitiv und fehlerfrei gestaltet werden können.